Během jednoho roku vystaví společnost Seznam.cz více, téměř půl milionu faktur. Tak obrovská agenda vyžaduje nemalé náklady materiální i personální. Každá úspora je proto velice vítaná. K nejvýznamnějším, které se podařilo v souvislosti s fakturací uvést ve společnosti Seznam.cz v život, patří postupné zavádění elektronické fakturace, kterou umožňuje informační systém HELIOS Green.
HELIOS Green byl společnosti Seznam.cz dodán a implementován společností Asseco Solutions, a.s. roku 2010. Funguje zde v následujících modulech:
- Ekonomika, majetek, smlouvy
- Personalistika a Mzdy
- Propojení do obchodních systémů
- Elektronická fakturace směrem ven
- Schvalování elektronické fakturace směrem dovnitř
- Oběh faktur došlých po firmě
Jak konkrétně zde probíhá elektronická fakturace?
"Faktury odchozí se v naší firmě vystavují v jiném systému, ale do HELIOS Green se všechny zúčtovávají," vysvětluje Miroslav Šmeral, projektový manažer společnosti Seznam.cz a dodává: "Celkový počet faktur se pohybuje mezi dvaceti až čtyřiceti tisíci měsíčně. Viděli jsme zde proto velkou možnost posílat faktury nikoliv v papírové podobě poštou, ale elektronicky emailem. Měli jsme systém HELIOS Green, který tuto funkcionalitu má a stačilo jen ji využít."
Cesta elektronické faktury
Přijetí zákaznické objednávky a zanesení do agendy společnosti Seznam.cz probíhá v jiném systému. V okamžiku schválení objednávky klientem se data přenesou do systému HELIOS Green, který vystaví zálohovou faktura a čeká se na zaplacení. Po avízu z bankovního výpisu o zaplacení je vytvořena realizační faktura, která je v elektronické podobě odeslána emailem k zákazníkovi. Faktické odeslání provádí fakturantka hromadně funkcí, a to v řádu hodin po avízu o zaplacení.
Zpracování faktur došlých do společnosti Seznam.cz probíhá efektivně díky využití příslušného modulu systému HELIOS Green. Začíná v podatelně.
"Zde si došlé faktury vyzvedne příslušná asistentka, která se systémem pracuje," popisuje proces Miroslav Šmeral a pokračuje: "V systému použije speciální formulář na založení příchozí faktury. Vytvoří klíčový prvek procesu - položku schválení, která elektronicky prochází podle daného mechanismu napříč firmou. Na jeho konci je faktura schválena (případně neschválena)."
Fakturu je možno v HELIOS Green zobrazit jako soubor pdf, dále k ní lze přidat další materiály k zaúčtování (například rozúčtování nákladů na mobily na zakázky podle čísel a středisek, záznamy z obchodních jednání, doklady o pracovních cestách, doklady týkající se televizních spotů atd.). Elektronická verze umožňuje, aby si tuto často dost objemnou agendu účetní s parafujícím vyměňovaly s podporou informačního systému.
V okamžiku schválení likvidátorka došlých faktur dává příkaz k úhradě. Pokyn bance jde ze systému HELIOS Green. Zároveň následuje zaúčtování likvidované faktury.
Oběh faktur došlých již v elektronické podobě je obdobný jako u tištěných, jen jejich vstup do systému je jednodušší - přikládají se do HELIOS Green přímo bez skenování.
Přínosy HELIOS Green v oblasti fakturace
Přínosy a úspory dané elektronickou fakturací se projevují především v rychlejší, jednodušší a výrazně levnější cestě k zákazníkovi. Uspoří se náklady na papír, poštovné, ale i čas a práce fakturantek. Zrychlí se také zpracování na straně zákazníka. Samozřejmě se ve výsledku šetří také životní prostředí.
